Service Public
de l'administration togolaise

Description

C’est une procédure qui vise à octroyer le Statut d’Organisation Non gouvernementale à une association nationale, internationale ou étrangère.

Identification des personnes succeptibles / Légitimes à faire la demande

Toute association nationale, internationale ou étrangère répondant aux conditions requises et ayant opéré au moins deux (02) ans d'activités sur le territoire national.

Conditions

Conditions pour la reconnaissance de la qualité d’ONG nationale

• être une association nationale apolitique, sans but lucratif et non commerciale créée en vue d'exercer une activité d’intérêt général, de solidarité ou de coopération bénévole pour le développement ;
• disposer d’un récépissé de déclaration d’association d’au moins deux (02) ans délivré par le Ministère de l’Administration Territoriale ;
• avoir des buts et objectifs pertinents et conformes aux orientations nationales de développement définies par le Gouvernement ;
• disposer d’un local approprié et équipé abritant le siège de l’association et facilement accessible ;
• justifier d’une capacité d’intervention (moyens humains, matériels, financiers…) satisfaisante c’est-à-dire en adéquation avec les objectifs et le plan d’actions de l’association ;
• disposer des organes de décision et d’exécution, entre autres, conseil d’administration, direction exécutive ou son équivalent ;
• justifier d’une opérationnalité prouvée sur le terrain durant au moins deux (02) ans: avoir déjà réalisé plusieurs actions concrètes conformément aux priorités nationales et objectivement vérifiables sur le terrain ;
• disposer d’un plan d’actions futures d’au moins deux (02) ans en lien avec les orientations de développement définies par le gouvernement avec les stratégies et les modalités de sa mise en œuvre ;
• disposer d’un programme d’investissement approuvé par les autorités ;
• prendre des dispositions financières faisant ressortir la règle de l’exclusivité de l’affectation des ressources aux activités ;
• tenir une comptabilité de ses recettes, dépenses, actifs et passifs ; et établir des états financiers dans les six (06) mois suivant la fin de son exercice financier ;
• ne pas utiliser au-delà de 20% de son budget alloué aux activités quotidiennes dans les programmes qui ne profitent pas à sa population cible ;
• favoriser prioritairement l’emploi des ressources humaines locales, leur formation et leur perfectionnement.

Conditions pour la reconnaissance de la qualité d’ONG internationale ou étrangère

• être dûment autorisée par le ministre chargé de l’administration territoriale à s’installer au Togo ;
• mener des activités d’intérêt général ayant un caractère prioritaire et relevant de la compétence du gouvernement togolais ;
• avoir les moyens et la volonté de contribuer efficacement à la réalisation des objectifs définis par ses statuts ;
• jouir d’une notoriété et d’une réputation nationale et internationale exemptes de tout reproche ;
• être dotée d’organes directeurs permanents, de structures régulières avec des représentants dûment autorisés ;
• avoir un siège établi et reconnu ;
• être effectivement opérationnelle pendant au moins deux (02) années après l’autorisation d’installation;
• disposer d’un plan d’actions futures d’au moins (02) ans en lien avec les orientations de développement définies par le gouvernement avec les stratégies et les modalités de sa mise en œuvre ;
• présenter un exposé indiquant l’historique de l’association et les buts d’intérêt général visés ;
• s’engager à déclarer ses sources de financement conformément aux dispositions établies par l’autorité compétente en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux ;
• prendre des dispositions financières faisant ressortir la règle de l’exclusivité de l’affectation des ressources aux activités ;
• tenir une comptabilité de ses recettes, dépenses, actifs et passifs et établir des états financiers dans les six (06) mois suivant la fin de son exercice financier ;
• ne pas utiliser au-delà de 20% de son budget alloué aux activités quotidiennes dans les programmes qui ne profitent pas à sa population cible ;
• favoriser prioritairement l’emploi des ressources humaines locales, leur formation et leur perfectionnement ;
• déclarer son compte bancaire ;
• effectuer une demande de reconnaissance de la qualité d’ONG étrangère ou internationale en ligne.

Pièces à fournir

Il vous faudra fournir les pièces suivantes :

1. Lettre de demande de reconnaissance de la qualité d’ONG nationale adressée au Ministre de la Planification du Développement et de la Coopération ;
2. Récépissé de déclaration officielle d’association délivré par le MATDCC (à légaliser) ;
3. Page du journal officiel de la République togolaise où l’insertion du récépissé a été faite (ou quittance délivrée par EDITOGO à cet effet) ;
4. Statuts adoptés de l’Association ;
5. Règlement intérieur adopté ;
6. Pv adopté signé de l’Assemblée Générale Constitutive ;
7. Cv des trois (03) premiers responsables ou dirigeants dûment signés ;
8. Copie de la pièce d'identité des trois (03) premiers responsables ou dirigeants ;
9. Rapport bilan d’activités des deux (02) années antérieures conformément au canevas type officiel du MPDC ;
10. Plan d’actions des trois (03) années à venir avec description précise des projets notamment : intitulés, localisation, coûts, bénéficiaires, résultats attendus, responsables, programmation temporelle (voir canevas officiel de rapportage) ;
11. Déclaration des sources de financement (Programmes/projet/objet du financement, bénéficiaires/commune/préfecture/région /, nom et adresse du partenaire financier, coût total du projet (F CFA), période/date, références du financement (copie des transferts, virements, les décharges pour les remises en espèces) dûment signé;
12. Pièces justificatives des activités
    • Pour les ateliers/séminaires/ formations, etc. (fournir les copies du budget, de la liste de présence et d’émargement);
    • Pour les remises de matériels/équipements/ouvrages ou de fonds (fournir les copies des attestations de réceptions de matériel/équipement/ouvrages ou les décharges de remise de fonds par les bénéficiaires)
    • Pour les transferts de fonds (fournir les pièces justificatives des transferts de fonds et la liste des bénéficiaires);
    • Joindre les copies des chèques émis sur la période sous revue
13. Etats financiers certifiés par un auditeur agréé
    • Citer les audits réalisés des deux (02) dernières années (audits sur les projets et audit annuel de la structure)
    • Joindre les relevés bancaires sous revue et les copies des transferts effectués par les partenaires
    • Présenter la lettre d’attestation de l’audit annuel signée par un expert-comptable et l’opinion de l’auditeur.
14. Plan de situation géographique du siège de l’Association.

1. Lettre de demande de reconnaissance de la qualité d’ONG étrangère adressée au Ministre de la Planification du Développement et de la Coopération (à traduire en français si nécessaire) ;
2. Récépissé de déclaration officielle d’association du pays d’origine de l’association ;
3. Copie légalisée de l'Arrêté d’autorisation d’installation d’association étrangère ou internationale au Togo délivrée par le MATDCC ;
4. Statuts de l’association adoptés et signés (à traduire en français si nécessaire) ;
5. Règlement intérieur adopté et signé (à traduire en français si nécessaire) ;
6. Pv de l’Assemblée Générale Constitutive adopté et signé (à traduire en français si nécessaire) ;
7. Cv de trois (03) membres fondateurs ou dirigeants dûment signés (à traduire en français si nécessaire) ;
8. Acte de nomination du représentant de l’association au Togo ;
9. Copie de la pièce d’identité (carte de séjour pour les étrangers) du représentant de l’association au Togo ;
10. Cv du représentant de l’association au Togo dûment signé (à traduire en français si nécessaire) ;
11. Rapport bilan d’activités des deux (02) années antérieures conformément au canevas type officiel du MPDC ;
12. Plan d’actions des trois (03) années à venir avec description précise des projets notamment : intitulés, localisation, coûts, bénéficiaires, résultats attendus, responsables, programmation temporelle (voir canevas officiel de rapportage) ;
13. Déclaration des sources de financement (Programmes/projet/objet du financement, bénéficiaires/commune/préfecture/région /, nom et adresse du partenaire financier, coût total du projet (F CFA), période/date, références du financement (copie des transferts, virements, les décharges pour les remises en espèces) dûment signé;
14. Pièces justificatives des activités
    • Pour les ateliers/séminaires/ formations, etc. (fournir les copies du budget, de la liste de présence et d’émargement);
    • Pour les remises de matériels/équipements/ouvrages ou de fonds (fournir les copies des attestations de réceptions de matériel/équipement/ouvrages ou les décharges de remise de fonds par les bénéficiaires)
    • Pour les transferts de fonds (fournir les pièces justificatives des transferts de fonds et la liste des bénéficiaires);
    • Joindre les copies des chèques émis sur la période sous revue
15. Etats financiers certifiés par un auditeur agréé
    • Citer les audits réalisés des deux (02) dernières années (audits sur les projets et audit annuel de la structure)
    • Joindre les relevés bancaires sous revue et les copies des transferts effectués par les partenaires
    • Présenter la lettre d’attestation de l’audit annuel signée par un expert-comptable et l’opinion de l’auditeur.
16. Plan de situation géographique du siège de l’Association.

Étapes

1. Remplir en ligne sur la présente plateforme le formulaire associé à cette procédure. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Faire la demande en ligne ».
2. Les informations fournies lors du remplissage du formulaire sont transmises au Ministère de la Planification du Développement et de la Coopération qui procède à une vérification de vos données.
   • En cas d’erreur ou de non-conformité d’une information que vous avez fournie, le Ministère du Plan envoie sur votre compte utilisateur une notification ainsi que le formulaire précédemment rempli, tout en vous spécifiant l’erreur à corriger. Une fois l’erreur corrigée, vous pouvez effectuer une nouvelle soumission.
   • Au cas où les informations fournies sont correctes et conformes, le Ministère du Plan vous envoie dans votre compte utilisateur une notification de demande de paiement.
3. Payer les frais via les moyens de paiement mobile (©Flooz, ©Tmoney) et bancaire (©Visa, ©Mastercard) offerts par la plateforme.
4. Au cours de l’étude de votre dossier, au cas où une information manquante ou une incohérence est identifiée, une notification vous est envoyée sur votre compte utilisateur, par SMS et par e-mail tout en vous spécifiant l’information manquante ou l’incohérence. Vous pouvez soumettre les compléments d’informations sur la plateforme.
5. Une notification vous est envoyée sur votre compte utilisateur, par SMS et par e-mail pour vous notifier de la visite terrain.
6. Prendre rendez-vous pour la visite terrain.
7. Une notification vous est envoyée sur votre compte utilisateur, par SMS et par e-mail pour vous informer de la disponibilité de l’attestation.
8. Accéder à votre compte pour télécharger le fichier.